Kuidas aru saada, millest alustada? 7 nippi tööde prioriseerimiseks

Millest alustada, kui lõpule on vaja viia mustmiljon ülesannet? Asjade seadmine tähtsuse järjekorda ehk prioriseerimine ja sellest järjekorrast lähtumine laseb tunda end tõhusana, ennetada ärevust ja pinget, vältida viivitamist ning olla produktiivsem. 

Oma ülesannete reastamisel võib kasutada eri võtteid, millest sobivaima valikul tuleb arvestada nii isikliku õpi- või tööstiili kui ka ülesannete laadiga. Kõige kavalam on katsetada mitut moodust ja teha sel viisil kindlaks, mis Sulle kõige enam meeldib. 

Meeles tuleb pidada, et prioriteetide seadmisel on mõtet vaid siis, kui Sa enda tehtud otsuseid väärtustad! Lase oma valikutel oma käitumist ja päevakava juhtida. Kui Sa oma kalendrit vaadates ei saa aru, millised on Sinu prioriteedid, pead oma päeva- või nädalaplaani tõenäoliselt kohandama. 

Kõige tähtsama ülesande nipp 

Vali igal hommikul üks kuni kolm kõige tähtsamat ülesannet selleks päevaks. Need pead kindlasti sel päeval ära tegema. Vähemalt üks ülesannetest peaks olema seotud Sinu pikaajaliste eesmärkidega. Näiteks kodutöö lõpetamine ühes aines seostub pikaajalise eesmärgiga ülikool lõpetada. 

Pareto printsiip 

Pareto printsiibi kohaselt on 80% tulemustest 20% põhjuste tulem. Mõtle oma töödele ja tegemistele ning vali välja üks viiendik, millel on kõige suurem mõju. See 20% ongi kõige tähtsam. 

1-3-9-tehnika 

Sea endale igaks päevaks 13 ülesannet. Üks ülesanne võiks olla kriitilise tähtsusega ja kiire. Kolm ülesannet võiks olla sellised, mis on tähtsad, aga mitte aegkriitilised – järjesta need tähtsuse järgi. Viimased üheksa ülesannet on kiireloomulised, aga mitte väga tähtsad. Ka need võiks reastada olulisimast vähimoluliseni. 

Ivy Lee meetod 

Kirjuta igal õhtul üles kuus ülesannet järgmiseks päevaks ja sea need tähtsuse järjekorda. Järgmisel päeval alusta nimekirjas esimesest ülesandest ja keskendu sellele, kuni oled selle lõpetanud. Alles seejärel võta ette nimekirjas järgmine ülesanne. Päeva lõpus võib mõni ülesanne olla tegemata – need tõsta järgmise päeva kuue ülesande sekka. 

Võrdlusmeetod 

Kirjuta ülesanded eraldi sedelitele ja lao need ritta. Vaata esimest kaht ülesannet ja küsi endalt, kumb neist on olulisem. Tõsta olulisem ettepoole. Nüüd vaata teist ja kolmandat ülesannet ning esita sama küsimus. Korda seda protsessi, kuni oled jõudnud rea lõppu. Seejärel mine algusesse ja kui vaja, alusta uuesti. Võrdle ülesandeid nii kaua, kuni nende rida peegeldab Sinu arusaama ülesannete suhtelisest olulisusest. See meetod ei pruugi olla mugav igapäevaseks rakendamiseks, kuid on igati sobiv nädala või kuu planeerimiseks. 

Eisenhoweri maatriks 

Prioriseerimismaatrikseid on mitu, kuid kõige tuntum neist on Eisenhoweri oma. Kujuta ette kahemõõtmelist teljestikku, kus x-telg väljendab tegevuse pakilisust ja y-telg tähtsust. Teljestiku ülemisse paremasse nurka koonduvad ülesanded, mis on pakilised ja tähtsad. Nendest tuleks tööd alustada. 

Image

ABCDE-tehnika 

Jaota oma ülesanded viide rühma. A-rühm tähistab ülesandeid, mida pead tegema, et jõuda oma eesmärkideni. B-rühma kuuluvad ülesanded, mida peaksid tegema. Nende tegematajätmine võib tekitada probleeme, aga ei takista tingimata eesmärkideni jõudmist. C-rühm on ülesannetele, mida oleks tore või huvitav teha. D-rühmas on ülesanded, mis tuleks delegeerida teistele inimestele. E-rühma pane ülesanded, mida Sa ise ei pea oluliseks ja mida ei ole mõistlik ka teistele anda. 

Milline nipp tundub Sulle sobivat? 

Artikli autor: Tartu Ülikooli nõustamiskeskuse psühholoog Tõnu Jürjen