Kolm olulist muudatust e-postiteenuse kasutamise korras

2024. aasta esimeses pooles muudetakse ülikooli e-postiteenuse kasutamise korda. Kavandatavad muudatused puudutavad ut.ee e-postkasti suunamist ülikoolivälistele meiliaadressidele, e-kirjade arhiveerimist ja listiteenuse haldamist.

Ülikooli e-posti aadressile tulnud kirjade suunamine ülikoolivälistele meiliaadressidele

Alates 29. jaanuarist 2024 kl 15.00 lõpetatakse turvakaalutluste tõttu ut.ee e-posti aadressil tulnud kirjade edasisuunamine ülikoolivälistele e-posti aadressidele. Seejärel saavad kirju edasi suunanud inimesed lugeda neid vaid ülikooli e-postkastist, kasutades veebilehte kiri.ut.ee või lisades ut.ee postkasti oma nutiseadme või arvuti e-posti rakendusse.  

Infotehnoloogia osakonna andmeil oli oktoobri lõpu seisuga ut.ee aadressile tulevad e-kirjad ülikoolivälisele e-posti aadressile suunanud 13 564 üliõpilast ja töötajat. Kõik nad saavad selle kohta täpsema teabe meilile.

Põhjusi, miks kirjade edasisuunamine lõpetatakse, on mitu. Edasisuunamisel on raske tuvastada petukirju, sest nendele vastatakse tõenäoliselt ülikooliväliselt e-posti aadressilt. Kui kasutaja vaatab oma e-kirju ülikoolivälisest e-posti serverist, ei näe ta ülikooli e-kirjade juures saatja lisainfot. Lisaks jõuab ülikooli e-posti aadressile tulnud kirja sisu edasisuunamisel kolmandate isikute valdusesse, seega võidakse rikkuda andmekaitsenõudeid.

Google uuendab 1. veebruaril 2024 rämpsposti tõrje eeskirju ja seab saabuvate kirjade arvule uued limiidid. Ülikooli meiliaadressilt Gmailile suunatud e-kirjade kogus ületab neid märkimisväärselt. Infotehnoloogia osakonna hinnangul sageneksid sel juhul olukorrad, kus suunatud kirjad ei jõuagi ülikoolivälisesse e-postkasti ja kasutaja ei saa kirju kätte. 

Rohkem teavet e-posti aadresside suunamise lõpetamise kohta ja vastused korduma kippuvatele küsimustele leiab infotehnoloogia osakonna vikilehelt.

Juhendid

Kui jääd seadistamisega hätta, võta julgelt ühendust arvutiabiga (737 5500, arvutiabi@ut.ee, https://it.ut.ee).

Ülikoolist lahkunud töötajate ja üliõpilaste e-kirjade arhiveerimine 

Seni on ülikool võtnud kohustuse hoida kõikide ülikoolist lahkunud töötajate ja õpingud lõpetanud üliõpilaste e-kirju arhiivis kaks aastat pärast nende lahkumist ülikoolist. Seoses Microsofti otsusega muuta alates 2024. aasta augustist MS365 pilveteenuses pakutavat andmemahtu otsustas rektoraat sellest kohustusest loobuda. Edaspidi hoitakse e-kirju arhiivis kaks aastat vaid ülikoolist lahkunud töötajate puhul. Üliõpilaste e-kirju säilitatakse kuni õpingute viimase semestri lõpuni, mil nende konto suletakse. Muudatus viiakse ellu alates 18. märtsist 2024.

Listiteenuse haldamine 

Kui seni sai ülikooli postiloendite serverisse sisse logida ükskõik millise e-posti aadressiga, siis alates 29. jaanuarist 2024 saab seda teha ainult ülikooli kasutajatunnusega. See muudatus puudutab ka ülikooliväliseid listihaldureid, kes peavad sisselogimiseks taotlema ülikooli arvutiabist külaliskontot. Ülikoolivälised tavakasutajad ei pea postiloendiga liitumiseks ja sellest lahkumiseks serverisse sisse logima ega vaja kontot. Kõikidele ülikoolivälistele listihalduritele saadetakse muudatuste info e-kirja teel.

Samuti sõlmib ülikool järgmisel aastal kõigi listiteenust kasutavate ülikooliväliste isikutega kirjalikud kokkulepped ja täpsustab nende ülikooliväliste isikute ringi, kellele ülikool võib teenust pakkuda.

Samal teemal

• 14.12.2023 „Infoturbejuht selgitab e-postiteenuse kasutamise korra muudatusi“